La délégation: compétence essentielle à l'efficacité organisationnelle (Partie 1 de 2)

Mis à jour : janv. 3


"Le leadership, c’est l’art de faire faire quelque chose par quelqu’un, parce qu’il a envie de le faire." Dwight Eisenhower

Trop souvent dans ma pratique de coaching, je constate à quel point les leaders ou les gestionnaires de différents niveaux hiérarchiques connaissent des difficultés dans l'art de déléguer à leurs proches collaborateurs. Parfois ils utilisent cette compétence à l'excès en déléguant beaucoup trop sans offrir le support, le suivi ou les directives nécessaires. À l'opposé, d'autres n'osent pas déléguer parce qu'ils ne font pas confiance, n'osent pas ou ne savent pas comment confier une partie de leur pouvoir aux autres. Et ce, sans oublier ceux qui délèguent en exerçant un contrôle excessif auprès de leurs collaborateurs. La délégation nécessite un savoir faire pour engager les autres dans des tâches motivantes qu'ils auront le goût de faire avec succès. Elle a un impact fondamental sur l'efficacité personnelle des leaders et sur l'efficacité organisationnelle des équipes de travail.


Un leader qui reconnaît que son temps est une ressource précieuse sait bien gérer ses priorités et ses projets avec efficacité. Il comprend que la délégation est une compétence essentielle qui impactera le rendement, les résultats et l'efficacité organisationnelle, elle permet d'accomplir davantage de travail. S'il maîtrise bien cette compétence, il en reconnaît également les bénéfices sur la mobilisation et le développement de ses collaborateurs. Il délègue clairement et facilement les tâches/les décisions en identifiant les attentes précises tout en laissant les collaborateurs accomplir le travail délégué. Il sait créer l'engagement, faire preuve d'une surveillance bienveillante et offrir une rétroaction efficace pour développer leurs compétences tout en bâtissant leur sentiment d'efficacité. Il sait reconnaître les compétences et l'engagement des collaborateurs, il leur fait confiance, les encourage tout en partageant le crédit des réussites. Il est solidaire face à la responsabilité commune versus les résultats obtenus. Il utilise judicieusement son jugement et sait faire preuve de leadership situationnel dans sa délégation.


Comment faire une délégation efficace? Déléguez en fonction des objectifs à atteindre tout en étant prêts à assumer les risques. Cela signifie de déléguer le plus de tâches possibles (Quoi) en tenant compte des compétences et de la disponibilité de vos collaborateurs (Qui) tout en offrant votre confiance. Utilisez un plan d'action spécifique (Comment) pour définir les objectifs, les enjeux, les obstacles, les échéanciers, les critères associés au travail délégué ainsi qu'à sa rétroaction. Définissez les responsabilités et le pouvoir associé en donnant le plus d'autonomie possible. Offrez le soutien nécessaire en fonction des compétences des collaborateurs désignés ou offrez de la formation si requise. Ensuite, retirez-vous et laissez-les travailler. Soyez à l'affût de la progression du processus de la délégation en ayant une communication ouverte et aidante sans tomber dans le piège de la micro-gestion. Une fois les tâches déléguées terminées, prenez le temps pour faire une rétroaction efficace et une reconnaissance. Faites une évaluation constructive de leur performance en comparant le travail effectué avec les objectifs fixés, cela aidera à développer leurs compétences.


Quelles sont les caractéristiques associées? Pour avoir du succès, un leader doit être en mesure de développer un niveau de confiance et de sécurité psychologique avec ses collaborateurs. Il doit être en mesure de laisser ces derniers s'occuper des détails et de prendre les décisions nécessaires dans l'exécution des tâches. Naturellement, il met l'emphase sur les résultats à atteindre et non pas les méthodes pour s'acquitter du travail à effectuer. Il leur attribue le temps nécessaire et contribue au développement des collaborateurs en leur permettant d'apprendre de leurs erreurs. Il sait les mobiliser et les motiver en reconnaissant leur succès. Il est aussi un communicateur efficace qui sait faire preuve de discernement, d'intelligence émotionnelle et possède la capacité d'ajuster son style de leadership en fonction des besoins.


Comment faire pour améliorer l'aptitude à déléguer?


1- Comprenez bien l'importance de la délégation: Pourquoi déléguer? Quels en sont les bienfaits et les conséquences? Qu'arrivera-t-il si vous ne déléguez pas efficacement? Pourquoi est-il urgent de déléguer?


2- Reconnaissez les freins possibles: Reconnaissez les différents obstacles à la délégation comme par exemple: le manque de confiance, la difficulté à "laisser aller", l'incertitude sur le niveau de qualité du travail effectué, le perfectionnisme, les compétences des collaborateurs, le temps requis pour la formation, la perte ou le besoin de contrôle, la délégation d'une partie de pouvoir, etc. Dans ce cas, posez-vous les questions suivantes: Quelles sont les difficultés ou les inconforts rencontrés? Pourquoi? Quels sont les éléments à travailler? Quoi faire pour les améliorer?


3- Identifiez quoi déléguer: Identifiez les tâches appropriées à la délégation, et déléguez le plus souvent possible particulièrement tout ce qui est tactique. Idéalement déléguez les tâches complètes plutôt que partielles pour motiver les collaborateurs en incluant les responsabilités et l'autorité.


4- Utilisez un leadership situationnel: À qui déléguez les tâches? Quel est le support à offrir une fois le travail délégué? Le leadership situationnel permet de s'ajuster en termes de direction et de soutien en fonction des compétences et du niveau d'engagement des collaborateurs par rapport à une tâche donnée. Identifiez ceux qui sont en mesure d'exécuter le travail en adaptant la complexité et l'étendue des tâches en fonction des capacités ainsi que l'engagement des personnes. Déterminez le soutien approprié soit en supportant les personnes (soutien) ou en leur procurant une direction (tâches). Attribuez le temps nécessaire à la réalisation du projet et au besoin d'apprentissage.


5- Soignez la communication et spécifiez-bien les attentes: Un des problèmes fréquents est la mauvaise communication incluant le manque d'information lors de la délégation qui peut être source d'insatisfaction et de travail mal fait. Soyez un communicateur efficace tout en prenant le temps pour donner les instructions nécessaires, clarifier ce qui doit être fait et informer vos collaborateurs grâce à un plan d'action spécifique (Comment). Soyez clair sur ce qui est à faire, sur les échéanciers et laissez les collaborateurs choisir les façons de faire le travail en leur donnant une liberté d'action. Pour les motiver davantage, impliquez-les dans la définition du mandat délégué sans oublier d'offrir une rétroaction une fois le travail effectué.


6- Suivez le progrès et pratiquez-vous: Pour éviter la micro-gestion ou le manque total de suivi, valider la progression des tâches déléguées en établissant des points de contrôle à des moments précis. Soyez également disponible pour répondre aux questions de vos collaborateurs. Profitez de chaque délégation pour développer et ajuster votre aisance à déléguer. Une fois le travail terminé, faites une rétroaction efficace avec vos collaborateurs et déterminez ce qui s'est bien déroulé tout en identifiant les pistes d'amélioration possibles.

Apprenez des constats effectués pour améliorer votre prochaine délégation, cela sera bénéfique dans le développement de cette compétence essentielle à votre efficacité personnelle et organisationnelle! Au besoin, ciblez les éléments plus problématiques et choisissez les moyens appropriés pour y remédier (formation, coaching, pratique, lectures etc.).

Louise Leroux, Tous droits réservés.

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Notes sur l'auteure: Louise Leroux est consultante en gestion, formatrice agréée et coach professionnelle certifiée (ICF). Elle est titulaire d'un M.B.A. et B.A.A. ainsi que d’une certification P.C.C en coaching. Auteure du livre Bonheur et Leadership, elle enseigne aussi comme chargée de cours en management à HEC Montréal et comme formatrice au Carrefour de perfectionnement de la Polytechnique à Montréal. Site WEB: www.louiseleroux.com

Source:

- Lombardo, Michael M. et Eichinger, Robert W, FYI For your improvement (Améliorer les performances, 4e édition), Lominger International une division de Korn Ferry, 2006

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